Dúvidas Frequentes - FAQ

FAQ Orbbta – Dúvidas Frequentes sobre Eventos

Este FAQ reúne respostas diretas e claras sobre os temas mais buscados na internet relacionados a eventos, complementados por terminologias e práticas profissionais reconhecidas no setor. Foi construído a partir de materiais técnicos e da experiência prática da Orbbta.

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO

1. O que um organizador de eventos faz?
Coordena todas as etapas do evento: planejamento, contratação de fornecedores, execução no dia e atividades do pós-evento, como relatórios, pagamentos e avaliação.

2. Como planejar um evento de forma eficiente?
Comece com o briefing: objetivos, público-alvo, local, data, estimativa de participantes e infraestrutura desejada. Em seguida, elabore cronograma, orçamento, escolha de fornecedores, plano de comunicação e matriz de responsabilidades.

3. Quais os tipos mais comuns de evento?

• Corporativos (convenções, treinamentos);
  
  

• Comerciais (feiras, ativações);
  
  

• Culturais (festivais, shows);
  
  

• Sociais (casamentos, aniversários);
  
  

• Científicos (simpósios, seminários);
  
  

• Religiosos e comunitários.
  
  

4. Como saber o porte do evento?

• Pequeno: até 200 pessoas;
  
  

• Médio: 200 a 1.000 pessoas;
  
  

• Grande: acima de 1.000;
  
  

• Megaevento: com impacto nacional/internacional e alto grau de complexidade.
  
  

5. O que é briefing em eventos?
O briefing é um documento essencial para qualquer projeto de evento. Nele são coletadas informações detalhadas como: objetivo do evento, público esperado, local desejado, estrutura física e técnica, horários, estilo de comunicação, preferências do cliente, restrições logísticas, identidade visual a ser seguida, entre outros. Quanto mais completo o briefing, maior a precisão do orçamento e menor o risco de falhas. Um bom briefing também ajuda a evitar retrabalhos, conflitos e imprevistos na execução.

6. Com quanto tempo de antecedência devo começar a planejar um evento?
Para eventos simples: pelo menos 30 a 60 dias. Para eventos médios a grandes, com mais de 300 pessoas, o ideal é iniciar 4 a 6 meses antes. Megaeventos podem demandar um ano ou mais de planejamento.

7. É possível organizar um evento 100% online com a mesma estrutura de um presencial?
Sim, mas a estrutura muda: em vez de espaços físicos, investe-se em plataformas digitais, moderação de salas virtuais, produção de vídeo e suporte técnico em tempo real. O planejamento, no entanto, mantém etapas semelhantes (briefing, cronograma, orçamentos, contratações e divulgação).

TERMINOLOGIAS BÁSICAS

8. Qual a diferença entre exposição, feira e rodada de negócios?

• Exposição: apresentação de produtos/serviços sem venda direta;
  
  

• Feira: permite exposição com vendas e entrega de produtos;
  
  

• Rodada de negócios: encontros agendados entre empresas para fechar parcerias.
  
  

9. O que é um painel? E uma mesa-redonda?

• Painel: apresentação de opiniões de especialistas sobre um tema, com mediação;
  
  

• Mesa-redonda: debate entre grupos com visões opostas, com participação do público.
  
  

10. Qual a função do mestre de cerimônias?
Conduzir o evento conforme roteiro, com linguagem formal ou descontraída, dependendo do tipo de evento.

11. Quem são os principais agentes de um evento?

• Promotor: dono da ideia ou marca;
  
  

• Organizador: executa o evento;
  
  

• Produtor: opera os bastidores;
  
  

• Patrocinador: investe com retorno de marca;
  
  

• Apoiador: vincula sua marca sem contrapartida financeira.
  
  

12. O que é evento fechado e aberto?

• Fechado: restrito a convidados/inscritos;
  
  

• Aberto: público geral, com ou sem ingresso.
  
  

13. O que é cerimonial e por que ele importa em eventos institucionais?
Cerimonial é o conjunto de regras e protocolos que regem a condução formal de eventos com autoridades, entidades públicas ou ambientes corporativos. Ele garante respeito às hierarquias, ordem de falas, posicionamento de bandeiras, hinos e protocolo de cumprimentos, o que transmite profissionalismo e evita gafes.

SEGURANÇA E RISCOS

14. Como garantir a segurança de um evento?
Planejando acessos, saídas de emergência, sinalização, equipe de brigada, atendimento médico, documentação legal, alvarás e monitoramento de riscos.

15. O que é gestão de riscos em eventos?
Consiste em:

• Identificar riscos (chuva, queda de energia, aglomeração);
  
  

• Avaliar probabilidade e impacto;
  
  

• Criar planos preventivos e de contingência.
  
  

16. Quais são os documentos essenciais para um evento?

• Alvará de funcionamento;
  
  

• AVCB dos bombeiros;
  
  

• Licenças ambientais e sanitárias;
  
  

• Apólice de seguro;
  
  

• Contratos de fornecedores e equipes.
  
  

17. O que fazer em caso de imprevistos?
Ter plano B para estrutura, fornecedores, clima, energia e deslocamento. A equipe deve ser treinada para reagir rapidamente.

18. Como lidar com acidentes durante o evento?
É essencial registrar a ocorrência, acionar equipe médica e tomar medidas para reduzir consequências. Todo incidente deve ser documentado, analisado e gerar ações corretivas para evitar recorrência.

QUALIDADE E AVALIAÇÃO

19. Como garantir a qualidade do evento?

• Planejamento detalhado;
  
  

• Prazos respeitados;
  
  

• Fornecedores qualificados;
  
  

• Equipe treinada;
  
  

• Avaliação final com base em indicadores e feedbacks.
  
  

20. Como avaliar se o evento foi bem-sucedido?

• Presença do público previsto;
  
  

• Satisfação dos participantes;
  
  

• Alcance de marca;
  
  

• Cumprimento de objetivos;
  
  

• Geração de novos contatos ou vendas.
  
  

21. Como medir a satisfação do público?
Aplicando pesquisas rápidas com questões objetivas: avaliação do atendimento, estrutura, programação, alimentação e pontos de melhoria.

22. O que é pós-evento?
Fase de encerramento onde se fazem:

• Pagamentos e acertos;
  
  

• Relatórios e reuniões de avaliação;
  
  

• Envio de certificados;
  
  

• Registro de aprendizados para futuros eventos.
  
  

23. Como saber se o investimento no evento trouxe retorno?
Analisando indicadores como: geração de leads, vendas, impacto de marca, presença da imprensa, repercussão nas redes e satisfação do público. Eventos institucionais podem usar critérios de percepção e relacionamento como base.

INFRAESTRUTURA E OPERAÇÃO

24. Como organizar o cronograma técnico de um evento?
Detalhe todos os momentos: montagem, testes técnicos, abertura, pausas, encerramento e desmontagem. Inclua fornecedores, responsáveis e contatos.

25. O que considerar para dimensionar limpeza, alimentação e segurança?

• Limpeza: proporção ao número de pessoas e área;
  
  

• Alimentação: porção por pessoa, com margem de segurança;
  
  

• Segurança: conforme tipo de público, estrutura e local.
  
  

26. O que são eventos híbridos?
Eventos com parte presencial e parte online. Requerem plataformas digitais, integração de conteúdo e atenção redobrada à experiência dos dois públicos.

27. Como controlar fornecedores durante o evento?
Com cronogramas claros, reuniões prévias, checagens de entrega e supervisão direta. É importante ter responsáveis por cada frente (técnica, alimentação, recepção etc.) e canais de comunicação ágeis (rádio ou grupo de mensagens).

28. O que é um rider técnico e quando ele deve ser solicitado?
Rider técnico é o documento que detalha as necessidades técnicas de um artista ou palestrante: microfones, iluminação, equipamentos de vídeo, camarins etc. Ele deve ser solicitado com antecedência para dimensionar corretamente a estrutura.

Este FAQ será atualizado com base nas dúvidas reais de clientes, fornecedores e parceiros. Dúvidas adicionais podem ser enviadas pelos nossos canais de atendimento.